Elektronické podklady na schôdze

Na fóre superapple.cz sa objavil námet na premýšľanie s pokusom nájsť riešenie v zbavení sa nutnosti tlačiť účastníkom schôdze papierové poklady.


Pokial je požiadavka, aby mal každý pred sebou resp. už vopred rozdané materiály, tak musí ich mať na nejakom svojom zariadení, to dá rozum.
Druhá možnosť: ak sa materiály rozdávajú AŽ na mieste, tak zváž možnosť PREMIETAČKY alebo bežného LCD. Nevýhoda je jasná: všetci pozerajú na to isté, nemôžu sa rozhodnúť samostatne listovať.
Riešenie iPadmi je pravdepodobne najdrahšie možné avšak po prekonaní tohto momentu zasa celkom ideálne za podmienok:
– ak majú ipady pridelené a nosiach ich so sebou, musíš zabezpečiť, aby si to doniesli už s dokumentom v ipade, to znamená nekonečné pripomínanie, aby na to nezabudli, aby to vôbec boli schopní urobiť (nahrať do ipadu, musí mať pred poradou čas na počítač s iTunes a podobné veci) a dodatočné chaotické riešenia ako im to do neho nahrať ak to tam nemajú,
– router s wifi + materiály na intranetovom webe – v ipade budú mať už uložený bookmark na „porady“, kde pred ňou iba nahráš potrebný dokument a oni si ho v Safari otvoria – superideálne riešenie, podľa mňa, jediné na čo nesmie zabudnúť je proste ten iPad (a stačí aj ten najmenší ipad) ba vlastne mu stačí aj mobil s WiFi, ktorý aspoň PDF otvorí…
– rôzne sofistikovanejšie riešenia napr. klientom Dropboxu či univerzálnejší GoodReader ale s benefitom, že dokument si pred začiatkom stiahnu priamo do ipadu, ale opäť mierne problémy s ich schopnosťami si to samostatne vedieť zariadiť.
TERAZ príprava dokumentov. Z vlastnej skúsenosti: najlepšie ak sú to PDF, DOC, PPT, pozor na FONTY, tie vo Windows nemusí iPad mať a zobrazí texty iným fontom.
Ak by si šiel systémom ukladania podkladov na intranetový web, môže ti byť asi jedno, či to bude jeden dokument alebo viacej ale… s použitím Acrobat Reader pomerne rýchlo „skompiluješ“ dokumenty viacerých typov do jedného (tlač do PDF a spájaním hotových PDF do jedného).
Dôležité: iPad má 10″ obrazovku a je proste MENŠIA ako A4, pri sadzbe, veľkostiach písma atď. s tým počítaj, lebo sa ti vykašlú to čítať. Dokumenty by bolo lepšie už tak sádzať, ako keby boli na rozmer A5.
Ak by som ja pripravoval riešenie pre tento prípad schôdzí, tak by som sa snažil šetriť. Ako prvé by padli iPady :) ale kúpil by som premietačku a k nej napr. jeden iPad (na premietanie dokumentov. iPad by ležal medzi nami aby si naň mohli siahnuť aj oni. Preto je iPad trošku flexibilnejší ako laptop (priveľa káblov, blbo sa posúva po stole).
Alternatíva k iPadu je Macbook Air, hocijaký netbook (ale s výstupom aspoň VGA)
Ak by sme mali miestnosť, tak by som ju aj k tomu náležite upravil (stacionárne umiestnenie premietačky, vedenia káblov až ku stolu atď., ethernet, prístup k firemnému intranetu). Ak by nešla premietačka, tak LCD TV, nemusí byť super delo, ale rozmer 46″ je asi minimum.
V špecifickom prípade ak je aj čas by som pre prípad, že fakt potrebujú do niečoho svojho pozerať, tak by som urobil stručné papierové zhrnutie (sprievodca obsahom) resp. by som proste tlačil 2 stránky na jednu A4 a obojstranne.
Pár tipov som ti dal. Najmä možnosť zapojiť do toho firemný intranet ti môže priniesť pár výhod – sekretárka pripraví dokumenty a uloží na neustále dostupný intranet (nemusí nič riešiť, posielať, overovať si, či to máš… nič nikomu nahrávať, blabla). Zároveň si môžeš na intranete riešiť aj archív (dokumenty z predošlých schôdzí).
A čo viac… na webe intranetu so schôdzou si títo vedia napr. jedným ťukom stiahnuť ICS súbor napr. s termínmi schôdzok, udalostí a pod. (žiadne ručné prepisovanie), prideľovanie úloh, sledovanie plnenia a rozdrobovanie ramcových úloh na drobné atď. To už záleží na možnostiach…

Written by rony