Vytvorte si vo firme centrálny adresár partnerov

Za najväčšiu tragédiu v poštových systémoch firiem považujem, pokiaľ si vo firme nevytvoríte centrálne udržovaný adresár klientov.

Najhoršia možná situácia nastáva pokiaľ si vytvoríte nejaký adresár a ten rozpošlete zamestnancom a oni si ho dajú do svojich lokálnych adresárov s kontaktami.
Teraz si predstavte, že každý zamestnanec rozposiela informácie hromadne. Medzi adresami je zopár už neexistujúcich. Takže ako správca poštového systému zariadite odosielanie nedoručeniek, na ktoré samozrejme takíto hromadní obšťastňovači kašlú (proste nechcú sa prplať s nedoručenkami) a tak ich po stom e-maili upozorníte na to, aby si aktualizovali adresár. Oni to nakoniec urobia. Ale kolega z vedľajšieho boxu v ich firme vzápätí odošle hromadný e-mail…
Čo s tým? Môžete mať v systémoch Exchange *adresáre vo verejných zložkách* a spravovať adresy tam. Môžete mať vytvorený systém, že *oslovovanie (mailingy) sa odosiela vo firme centrálne* a oddelenia len odosielajú požiadavky „odošlite tento mailing tej a tej skupine“.
Mohli by ste mať dokonca *CRM systém.* Mohli by ste vo firme zaviesť opatrenia pre *citlivejšie narábanie s cudzími adresami:* napríklad vnímanie nedoručeniek a jednoznačný príkaz na odstraňovanie nefunkčných kontaktov napr. do sandboxu (zložka, kam nahádžu zamestnanci nefunkčné adresy a napr. marketingové oddelenie dodá aktualizované kontakty).
Mohli by ste sa orientovať na zasielanie hromadnej pošty len na zverejnené generické adresy – čiže miesto _Ferko.Mrkvicka @ superfirmaextrašpeciál_ si iniciatívne nájdete, že je to trebárs _sklad.novych.ponoziek @ superfirmaextrašpeciál_ a máte zaručenú trvalejšiu existenciu adresy. Môžete zasa naopak vytvoriť vo firme takéto generické adresy a ich zverejňovaním – napr. na vizitkách, webe – dať najavo iniciatívnym „partnerom“, že sem sa posielajú _mejlinky_.
Môžete prestať zbierať adresy z pokútnych zdrojov a radšej ponúkať možnosť legálneho prihlásenia sa k odberu informácií napr. z vášho webu, v reklame…
Všetci si však *robte vo svojich adresároch poriadok* a nemailujte si s kamarátmi, ktorí príliš často menia zamestnanie a veďte si preto v adresári výhradne ich „stálu osobnú adresu“.