Firemný e-mail a newslettery z internetu

Po rokoch starania sa o poštové systémy ma pri existencii jednej domény (proste firma má dlhoročne tú istú doménu), pochopiteľných problémoch so spamom a rôznych peripetiách vlastníctva vlastného servera s potrebnou HW/SW výbavou, mám jeden detail, ktorý by som hneď na začiatku striktnejšie riešil.

Ako každá väčšia firma, buď prezieravo na začiatku *explicitne deklarujete pravidlá používania elektronickej pošty* alebo sa k tomu proste časom dopracujete aj napriek liberálnemu postoju k striktnému prístupu firemného systému k jeho používaniu.
Roky idú a k doméne sa nabaľujú všetky problémy minulosti. Kompromitované e-mailové adresy, ktoré dlhé roky neexistujú ale spam ich vytrvalo ostreľuje. S tým sa dá zmieriť ale veľmi otravné je *množstvo prihlásených mailinglistov,* ktoré si zamestnanci poprihlasovali.
Je nemožné dúfať, že zamestnanec pri odchode obehne všetky internetové servery a odhlási sa. Je nemožné dúfať, že producenti newsletterov promptne kooperujú s postmasterom na rušení svojich záznamov. Žijú v presvedčení, že sedem rokov starý účet na ich webe je cennejší ako potreba ho vymazať kvôli tomu, že sedem rokov sa do neho nikto neprihlásil. Proste nerobia žiadne čistky databázy. Neverili by ste koľko adries bývalých zamestnancov je „informovaných“ o skvelých školeniach, aktivitách.
Toto všetko sa prirodzenou fluktuáciou nabaľuje na doménu firmy a z producentov newsletterov sa stávajú pomaličky a iste spammeri resp. záškodníci.
Moja rada teda znie: *výslovne zakázať zamestnancom akékoľvek automatické smerovania na firemnú e-mailovú adresu.* Povoliť len vyžiadané výnimky. Firemne dôležité newslettery riešiť na globálnej úrovni. Načo bude 1 newsletter odoberať 72 zamestnancov. Prihlásime ho na generickú adresu a z nej bude buď prístup na „spoločný“ mailbox (verejná zložka) alebo distribučný zoznam, ktorý bude pod vládou správy poštového systému firmy.
Pokiaľ ste firma s desiatkami zamestnancov a viac, úplne vážne premýšľajte o internom záväznom materiáli o elektronickej pošte. Paranoický, prísny, deklaratívny, prikazujúci, zakazujúci. Zahrňte e-mail do firemnej kultúry.
Liberalnosť je pekná vec a zamestnanci oceňujú slobodu komunikácie, no oplzlé nadávky (aj kd zasielané kamarátom zamestnanca) v spojení s doménou zamestnávateľa, jednotným podpisom pod správou, vyhlásením o obsahu e-mailu pôsobia spoločne veľmi krikľavo. A nikdy neviete čo s mailami robí správca jeho e-mailovej schránky.
Ste zamestnanec? Mám pre vás tiež pár dobrých rád. Predstavte si, že by sa váš e-mail ocitol na verejnom mieste prístupný každému. Pokiaľ by sa vám táto predstava nepáčila, tak sa vyhnite takýmto e-mailom. Ak ste tvrdá nátura, predstavte si, že sa takýto mail dostane do rúk majiteľovi firmy. Ak máte negatívny pocit, nedopustite aby sa takéto maily ocitli u vás.
Súkromnej komunikácii vo firemnom e-maili sa nedá vyhnúť a je vo všeobecnosti tolerovaná firmami. Ak máte známych, ktorí tvrdia, že oni „môžu“ a je to normálne, tak to znamená iba toleranciu. Nie je _podporovaná_ firmou. Firma nedoporučuje zamestnancom používať firemný e-mail k súkromnej korešpondencii. *Iba ho toleruje.* Do istej miery. A mieru určuje firma, nie zamestnanec. Samozrejme zamestnanec pociťujúci obmedzovanie ako prvú zbraň použije pohrozenie odchodom. Ak máte na odchod takýto dôvod, tak je to dosť zlé :-)
Ďalšia rada je *nepreháňať to.* Nepozerajte sa čo robia kolegovia a neodpozerávajte ich návyky. Ak kolegyňa odvedľa šíri po firme hoaxy, tak sa k nej nepripájajte. Ak z účtarne prúdia k vám vtipy, tak ich obratom neposielajte kamošovi „na centrum“. Váš dojem, že sa to nepostihuje môže byť chybou. Na druhú stranu sa nezaťažujte výčitkami ak vám napíše kamarát spoza mora a rozpráva vám o zážitkoch. Majte kľudné svedomie a odpíšte mu (ak to firma výslovne nezakázala). V nadšení nového zamestnania pri oznamovaní „novej adresy“ sa správajte radšej zdržanlivo. Ja by som firemnú adresu hromadne nerozposielal. Založte si radšej adresu na gmail.com a s kamarátmi, bývalými kolegami, spolužiakmi komunikujte cez ňu.
*Majte teda svoju vlastnú adresu* a vyhnete sa tým nutnosti „všetkým“ dať vedieť, že firemná adresa vášho bývalého zamestnania už neplatí. Tak alebo onak veľa vašich známych to ani nezaregistruje a aj tak vám pár mailov zašle na neplatnú adresu. Tak načo sa namáhať.
Myslite na to, že firemné e-mailové systémy sú obvykle viac ochraňované ako si viete predstaviť. Úplná samozrejmosť je, že každý e-mailový systém – nielen firemný ale aj azet, centrum, gmail – majú prevádzkové záznamy o komunikácii.
Myslite na to, že to, čo vidíte v „doručenej pošte“ je vlastne ešte raz zaznamenané na *minimálne dvoch* ďalších počítačových systémoch (adresy, dátumy…) takže stačí nad nimi mať „moc“ a celý priebeh vášho e-mailového života je dostupný (pozor: nejde o to, že sú všade ukladané kópie celých mailov, ide hlavne o prevádzkový záznam od koho, komu, kedy – to stačí).
Ak „závadný“ e-mail po prečítaní či odoslaní zmažete, tak *nikdy neodstránite záznamy* o jeho existencii zo sveta. Obvykle je už v nich „navždy“. Myslite na to.
Neprihlasujte si žiadne odbery e-mailov pre súkromné účely. Je pekné dostávať informácie o ponukách cestoviek, leteckých spoločností, vtipov. No všetko toto zanecháva spomenutú stopu.
Buďte zadobre s IT. Pokiaľ sa ako nový kolega k IT zachováte arogantne, tak nedúfajte v to, že budú k vám tolerantní a ústretoví. Nemajú dôvod správať sa ľudsky, ohľaduplne, chápavo k arogantným osobnostiam. Veľká väčšina IT ľudí má k ostatným kolegom vysokú mieru pochopenia, trpezlivosť a snažia sa vaše poklesky riešiť skôr dohovorom, dobre mieneným upozornením. Nesnažte sa s nimi diskutovať o pravidlách – oni si ich obvykle nevymysleli – no častokrát sú z technických dôvodov s väčšinou reštrikcií stotožnení.