Ako otestovať svoj dizajn HTML newsletteru pred odoslaním

Čítam článok s radami ako otestovať svoj HTML newsletter. Ostatný rok sa tým pomerne aktívne zaoberám a na začiatku už som si vyvinul potrebné nástroje a zdokumentoval pracovné postupy, ktorými dostávam podklady a realizujem testovanie.

Pripravujeme systémy

Testovanie pri vývoji šablón je najzložitejšia fáza. Osvedčilo sa mi vytvoriť si šablóny, ktoré použijem ako kostru konkrétnych HTML mailov. Stanovil som základnú vizuálnu formu HTML mailu v zmysle „hore hlavička s obrázkom, potom text s možnosťou pridať malé obrázky zarovnané doprava či doľava“. Na prvotné napísanie kódu som použil bežný prehliadač.

Po dohotovení základu som testovací mail naplnil „lorem ipsum“ a maketami obrázkov. Rozposlal som tento návrh na mnou zostavený zoznam mailov rôznych klientov od MS Outlook cez rôzne webové freemaily až po mailinator.com. Podľa výsledkov som odladil kód tak, aby som eliminoval vizuálne rozdiely až do podoby, ktorú som mohol zahrnúť do dokumentácie. V nej som uviedol neriešiteľné „slabiny“, ktoré sa v mailoch prejavia pri ich čítaní v rôznych klientoch.

Moja sada klientov, ktorú odporúčam v základe: MS Outlook, centrum.cz, centrum.sk, gmail.com, post.sk, seznam.cz, hotmail.com (hotmail.sk). Podotýkam, že časy sa menia a je vhodné si urobiť svoj vlastný prieskum.

Checklist pre podklady je zoznam komponentov, ktoré musia byť dodané pre konkrétny mailing. Slúži dodávateľovi podkladov, aby si „odfajkal“ všetky detaily ako napríklad:

• predmet mailu,
• odosielaciu adresu,
• obrázky (veľkosť, formát),
• text mailu,
• odsúhlasenie disclaimeru (je síce v napevno v šablóne, no môže sa doplniť, zmeniť),
• zoznam testerov,
• databázu príjemcov,
• termín odosielania…

Na strane vyhotoviteľa, teda mňa, je zasa checklist úkonov, ktoré musím po obdržaní podkladov vykonať. Len stručne: vyhotoviť zo šablóny a podkladov prvú verziu pre moje predbežné testovanie, prejsť finálnym testovaním, spracovať databázu príjemcov a iné konkrétnejšie zásahy v prostredí, odfajknutie finálneho súhlasu, naplánovanie odosielania.

Mám aj stručný checklist pre finálne testovanie, kde sú body ako kontrola znenia textu (v dokumentácií pripomínam, že prenos obsahu do mailu môže vniesť rôzne typy chýb), všetko body, ktoré si musia testeri primárne všímať, aby mi nepripomienkovali napr. vizuálne prevedenie obrázkov (ktoré nenavrhujem).

Nakoniec sa hodí aj checklist pre úkony tesne pred odosielaním, napr. informovanie zodpovedných útvarov o mailovej kampani, zaradenie informácie na webovú stránku.

Spúšťame kampane

To boli činnosti vykonané na začiatku. Potom nastupujú časy rutinného generovania konkrétnych mailingov. Tam už sa využívajú veci vyhotovené v úvodnej fáze. Po pár kolách som si ujasnil, že vždy potrebujem mať avízo o príprave kampane a spolu s ním aspoň náhľad predstáv o mailingu. Vtedy viem skorigovať predstavy a dohodneme si hneď na začiatku reálnosť termínov (nezabudnite si ich stanoviť práve v dokumentácií a checklistoch).

Predbežné testovanie je proces, kedy po dodaní podkladov spracujem prvú verziu HTML mailu. Na to používam už otestované „šablóny“, ktoré som pri ich príprave podrobne testoval v najznámejších e-mail klientoch vrátane webových rozhraní freemailov. Výsledky mám zdokumentované a viem o jednotlivých obmedzeniach. Po vypracovaní konkrétneho HTML mailu si vždy posielam túto verziu na MS Outlook a do gMailu.

Na odosielanie mailingu mám vlastný nástroj, takže používam jeho testovaciu podobu. Pokiaľ na odosielanie mailingu používate konkrétny mailový klient (napr. MS Outlook), tak testujte v ňom.

Finálne testovanie je už proces, kedy zapájam do schválenia vzhľadu aj testerov. Tí sú uvedení v zozname adries. Testeri sa zameriavajú na faktické znenie mailu a kontrolujú súlad s podkladmi, prípadné dodatočné zmeny neobsiahnuté v podkladoch a aj doplnenia mailingu nad rámec podkladov. Po každej zmene opakujem testovacie kolo. K tomu používam nástroj na odosielanie mailingu v testovacej podobe, kde do textu mailu pridávam aj oznámenie, že ide o test vrátane verzie (poradové číslo testu). Poradové číslo pridáva aj do Predmetu mailu. Pre pripomienkovanie je verzia veľmi dôležitá (počas jedného dňa môžete absolvovať niekoľko kôl testov).

V rámci svojich postupov môžete zvážiť archivovanie všetkých testovacích verzií mailingu, ja zachovávam vždy poslednú verziu. Prípadný návrat k niektorej z predošlých sa nerieši. Umožňuje to systém dodania podkladov, kedy je vopred dohodnuté vizuálne prevedenie mailu (šablónu k nemu mám už hotovú). Pre prípad individuálneho vzhľadu sa úvodné kolá konajú len s ohľadom na doladenie vizuálnej stránky mailingu. Obsahové pripomienky začínajú až po uzavretí základného vizuálneho konceptu a až vtedy sa rozširuje okruh testerov.

Odosielame kampaň. Jednoduchší režim je pri počtoch príjemcov v stovkách. Pokiaľ prejdete na tisíce až desaťtisíce, musíte naplánovať odosielanie na výraznejšie „odosielacie“ obdobie. Rozvrhnite si posielanie po dávkach s nejakým odstupom. Všetko síce závisí od spôsobu získania databázy príjemcov, no je nutné vopred vedieť, že je tu istá časť nedoručiteľných a pri najlepšom svedomí nie je možné zabezpečiť hladné doručenie všetkým príjemcom. Všetký články v procese kampane si tohto faktu musia byť vedomé a musia byť pripravené na množstvo návratiek. Oplatí sa presadiť procesy, ktoré naspať do firemných systémov dokážu zapísať informáciu o nedoručení a prípadný ďalší výber do ďalšej kampane filtrovať.

Tento text vznikol ako zjednodušené zhrnutie z praxe. Môže sa radikálne líšiť od vašich podmienok, dokonca diametrálne. Jednoducho máte lepšie či horšie podmienky, technické, vývojárske… Rád sa inšpirujem vašimi skúsenosťami a budem rád, pokiaľ vám článok pomohol pri plánovaní tých svojich zámerov.

Etické hľadisko mailových kampaní som rozoberal pred rokmi, pokiaľ máte pochybnosti, riešte ho vždy s právnym útvarom vašej firmy a rozhodne sa oplatí zohľadniť názor kvalifikovaného konzultanta.