Rukoväť používateľa firemného e-mailu

* Nenávidím admina * blokovanie príloh * súkromný webmail vo firme * firma má neschopné IT * jokes s mierou * prečo mi vynadali? * firemná schránka nie je moja * ochrana intimity a súkromia vo firme: dlhý článok, z ktorého si nič rozumné neodnesiete. Mal som tento príspevok publikovať v pondelok ale piatok je taký provokatívny. Možno práve preto sa rozdiskutujú aj „používateľia“ pretože na to budú mať doma kľud ;-)

Firemná schránka nie je intímne komunikačné centrum

Adresa k Vašej firemnej schránke nie je najvhodnejší artikel, ktorý rozpošlete svojim kamarátom aby nakoniec slúžila k intímnej komunikácií. Napriek tomu, že sa všetci Vaši kamaráti zhodnú, že táto adresa a obsah Vášho mailboxu je Vaša súkromná záležitosť, v praxi narazíte na logické zdôvodnenia prečo by ste nemali podliehať zbytočným omylom.
Prostriedky firmy sú Vám poskytované k pracovným účelom tak ako písacie potreby, papier či celý počítač. Tieto nie sú Vašim súkromným majetkom a jedine také prostriedky, ktoré ste si zabezpečili zo svojich vlastných zdrojov môžete považovať za súkromnú záležitosť. Dochádza k mylnej interpretácií, že pokiaľ adresa zhodou okolností obsahuje Vaše meno či priezvisko, ide o intímnu záležitosť hodnú ochrany osobnosti, intimity a súkromia.
Pre akúkoľvek schránku elektronickej pošty (aj tie súkromné či už uložené kdesi na verejnom systéme webového rozhrania elektronickej pošty alebo hociaj na disku Vášho vlastného počítača) platí upozornenie o možnosti nečakanej kompromitácie jej obsahu. Pri transporte e-mailov cez poštové systémy je takisto kedykoľvek možné ich obsah kompromitovať. Neexistuje žiadny implicitný spôsob k ochrane Vašej osobnosti pokiaľ komunikujete elektronickou poštou. V prípade distribúcie citlivého obsahu elektronickou poštou existujú explicitné možnosti k jeho ochrane (PGP, S-MIME) ale tieto prostriedky je nutné vopred nasadiť a správne používať pričom je bezpodmienečne nutné aby tú istú technológiu podporovali a používali obe strany zúčastnené na komunikácií.

Prečo nie je firemná schránka „moja“?

Môžeme s plným vedomím vyhlásiť akýkoľvek firemný mailbox za plné vlastníctvo jeho prevádzkovateľa. Tradičný omyl „veď je to na moje meno“ je za každých okolností vyvrátiteľný základným faktom: mailboxy sú vytvárané s jednoznačným identifikačným číselným kódom (UIN), ktorý neobsahuje žiadne osobné údaje (meno, rodné číslo ani telesné miery). Až sekundárne je k mailboxom prideľovaná e-mailová adresa, ktorá môže obsahovať najčastejšie meno a priezvisko. Z tohto dôvodu môžete, pri najväčšej miere tolerancie, považovať túto časť pred „zavináčom“, za predmet ochrany svojej osobnosti. K časti adresy za „zavináčom“ sa však už akékoľvek Vaše práva nevzťahujú. Pretože samotná adresa bez mailboxu nie je prakticky použiteľná musíte uvažovať aj s Vašim vzťahom k firemnému prostriedku – mailboxu. Tento nemá k Vašej osobnosti žiadny vzťah a je v plnom vlastníctve Vášho zamestnávateľa.
Pokiaľ máte zásadový postoj k Vašej súkromnej korešpodencií a oprávneniam prístupu k nim – nepublikujte nikde adresu firemnej schránky a absolútne nikdy a za žiadnych okolnosti ju nepoužívajte k žiadnym účelom. Nepoužívajte ani žiadnu inú formu elektronickej komunikácie. Všetko ostatné je komunikácia s primeranou a hlavne iba tolerovanou mierou súkromia.

Používam e-mail takto už dlho a nič sa mi nestalo

Fakt, že niečo je možné urobiť ešte neznamená, že je to správne. Neexistuje precedentné správanie sa vo vzťahu k používaniu firemných poštových schránok.
Nemožno usúdiť, pokiaľ ste doteraz používali tento prostriedok na intímnu komunikáciu, že sa na ňu teda vzťahujú pravidlá pre ochranu Vášho súkromia resp. nedošlo k upozorneniu o Vašom nevhodnom používaní schránky a preto je to „bezpečné“.
Rovnako zodpovedáte aj za to, že Vaši osobní priatelia používajú adresu k firemnému mailboxu na nepracovnú komunikáciu (teda skôr na transport dát nepracovného charakteru – za komunikáciu považujte korešpondenciu, nie prílohy s vtipmi) pretože len Vy osobne ste im túto adresu poskytli bez úvahy o povahe poštovej schránky firmy.
Pretože súkromná komunikácia za pomoci firemných adries je všeobecný jav býva zvyčajne v istej miere tolerovaný všetkými spoločnosťami, ktoré prevádzkujú poštové systémy. Dôvodov môže byť niekoľko avšak zamestnanec nemá žiadny nárok k argumentovaniu precedentnými situáciami (aha môj kolega to robí tiež, v iných firmách to v pohode tak robia, doteraz som to robil a nikto mi nič nepovedal). Naozaj Vám nikto nemusí nič povedať. Je totiž implicitne daný vlastnícky vzťah k prostriedkom firmy.
Pokiaľ ste si teda posledné dva roky v pohode vymieňali s kamarátom porno videá, nemusí Vás nikto vopred explicitne upozorniť, že je to nevhodné resp. môže dôjsť k neočakávanému zákazu či postihu. Prečo je to takto sa ťažšie vysvetľuje ale obrazne sa to dá objasniť „poslednou kvapkou“ alebo „palicou, ktorá sa vždy nájde“ či „nepriaznivými okolnosťami“. Môže sa stať, že jeden jediný Váš mail s videom za extrémnych a náhodných okolností poškodí prostriedky firmy. V takom prípade sa hľadá vinník.

Obrázky, vtipy, fun stuff s mierou ďalej zájdeš

Pravdepodobne sa nedopracujeme k firemným schránkam bez tohto materiálu. Pokiaľ na ich výmenu chcete používať firemnú schránku a jej adresu, zväžte dopredu možné okolnosti:
– obsah schránky je za každých okolností uložený a zabezpečovaný prostriedkami firmy (neexistuje možnosť, že „kúsok“ je Váš alebo „sem“ nikto nemôže),
– prenos dát e-mailov je po trasách, na ktoré nemáte žiadny vplyv a akýkoľvek e-mail (prijatý, odoslaný, „pokazený“) môže byť (hm, skôr VŽDY JE) zaznamenaný v prevádzkových prostriedkoch poštového systému (KAŽDÉHO, nielen firemného). Je pravda, že tieto záznamy nie sú „prezerané“ nepretržite nejakým „firemným“ policajtom alebo inými zvedavými očami, no účel týchto záznamov je daný charakterom služby. V prípade technického zlyhania či prevádzkových problémov alebo púhej údržby je administrátor alebo iná osoba oprávnená, schopná a povinná analyzovať takéto záznamy. Dokonca je možné aj nasadenie automatického mechanizmu pre analýzu prevádzkových záznamov s Vám nejasnými pravidlami. Na prípadné reštriktívne opatrenia nemôžete mať z pozície „nevlastníka“ poštovej schránky žiadne pádne protiargumenty.
Pravidlo poslednej kvapky je veľmi častým prípadom, kedy dôjde k neočakávanému postihu za „posielanie blbostí“ napriek „pohodovému dlhodobému“ posielaniu takýchto vecí.
Najlepšou ochranou, pokiaľ využívate toleranciu zamestnávateľa, je snažiť sa logicky pochopiť pripomienky administrátora firemného poštového systému (ľudovo povedané: nenaštvite ho). Z vlastných skúseností musím podotknúť, že nebývajú pomstychtiví alebo „voyeri“, no radšej sa vždy nad ich poznámkami zamyslite a hlavne nepúšťajte ich jedným uchom dnu a druhým von. Neoplatí sa to.

Nedokonalé, pomalé, slabé systémy

Takmer vždy dospejete k názoru, že technické prostriedky Vám pridelené sú pomalé, slabé a nedokonalé. „Večne“ niečo nejde, stále sa Vám zapĺňa poštová schránka, súbory sa prenášajú pomaly, maily Vám nechodia.
Takmer vždy je tento Váš názor prehnaný. Neexistuje autonómny, transparentný systém, ktorý vopredne odhaduje Vaše nálady, potreby a schopnosti „obtočiť“ akokoľvek veľkoryso dimenzované prostriedky. Neexistuje „nekonečná rýchlosť“ a preto budete jedného dňa určite konsternovaný „pomalosťou“. Nemožno mať na e-maily nekonečne veľký mailbox. E-maily Vám nemusia prísť vtedy keď ich očakávate z množstva (tisíce) dôvodov a ten jediný „ten náš firemný server je pokazený alebo Administrátor za to zodpovedný“ je najmenej pravdepodobný.
U e-mailu doslova platí, že po jeho odoslaní už nad pravdepodobnosťou jeho doručenia visí trvale otáznik. Nikdy nikto a nikde nemôže a nesmie zaručovať absolútnu doručiteľnosť e-mailu. Pokiaľ to niekto tvrdí buď nie je zodpovedný za poštové systémy alebo je nekompetentný. Prípadne zámerne klame.
Zbežným odhadom objemu dát prechádzajúcich poštovými systémami je možné vyhlásiť, že v predošlých častiach spomínaná „tolerancia“ firiem je vlastne obrovská. Často až 90 percent e-mailov obsahujúcich prílohy nie je pracovného charakteru. A to dokonca aj v prípade, že sa to počíta na kusy a nie na objem. V objeme dát na „megabajty“ by táto forma absolútne prevalcovala rebríčky.
Z toho možno usúdiť, že prenosové linky a kapacity sú vo väčšine zaťažené spracúvaním „nepracovného“ materiálu. Pokiaľ by to zázračne prestalo, odrazu by boli systémy naozaj „rýchle“, „silné“ a možno aj dokonalé. Bohužiaľ vo väčšine prípadov už návrh projektu poštového systému a jeho dimenzovanie musí počítať s takouto sabotérskou aktivitou (samozrejme chápanou ako nevedomou zo strany zamestnanca).
Medzi používateľmi firemných schránok panuje predstava, že je to niečo ako ich vrecká v nohaviciach. Dokonca sa stáva, že po odoslaní mailu používateľ odmaže jeho KÓPIU zo zložky s odoslanou poštou a trpí pocitom, že zamietol stopy. Všimnite si slovo kópia v predošlej vete a vráťte sa k zmienkam o „prevádzkových“ záznamoch.
Nadávanie na neschopné počítače je teda púhym folklórom, ktorý sa nedá brať vážne.

Tak budem používať v práci webmail

Založili ste si e-mail na niektorom webovom simulátore e-mailu a rozhodli ste sa, že budete ho používať v práci. Bohužiaľ aj tu dochádza ku konfliktu. Aj keď máte tentoraz predstavu o nepriestreľnosti tohto rozhodnutia, musíte zvážiť:
– prostriedky umožňujúce zobraziť Vašu schránku vo webovom prehliadači nie sú Vaše,
– prenosové linky nie sú Vaše,
– nech je oboje predošle čistou náhodou Vaše, samotná schránka nie je prevádzkovaná Vašimi prostriedkami.
Intimitu, bezpečnosť a súkromie ste nikdy nezískali.
Pokiaľ sú prostriedky a linky firemné, je situácia totožná s firemnou schránkou. Tak ako e-mailová komunikácia aj „webová“ podlieha prevádzkovým záznamom. Samozrejme nie je v nijakých silách „bajt po bajte“, „písmeno po písmene“ v reálnom čase sledovať, čo smeruje z / do počítačov firmy. Je však možné pomerne úspešne rekonštruovať Vaše správanie sa za počítačom.
Používanie webmailu je pre firmu dokonca omnoho vyšším rizikom ako „zneužitie“ firemnej schránky na „vtipy“. Môže byť teda takéto správanie (použítie webmailu či webstránok všeobecne) ostrejšie analyzované. Nečakajte, že je to kvôli výmene erotických e-mailov so svojim domácim zvieratkom. Ale nedúfajte, že sa to „stratí“.

Firma blokuje prílohy

Absolútne normálna vec. Vzhľadom na mieru tolerancie sú medze voľnosti príliš veľké a môže dôjsť k rozhodnutiu sofistikovane filtrovať e-maily s prílohami. Môžu byť bez upozornenia vymazávané, vrátene odosielateľovi, či dokonca manuálne analyzované.
Nehľadajte v tom Big Brother.
Pozrite si odhad pomerov pracovnej a nepracovnej „pošty“ prechádzajúcej poštovými systémami.
Pokiaľ narazíte na informáciu, že by firemný poštový systém mohol blokovať či filtrovať prílohy, očakávajte, že prevádzka tohto systému je pripravená aj na pokusy tento systém oklamať. Preto môže byť nevinný „test, preslo to?“ povestnou kvapkou aj keď v konečnom dôsledku nemusí mať „rizikový“ obsah.
Pokiaľ sa Vám zdá, že ste systém oklamali, netrpte utkvelou predstavou, že ste od toho momentu krytí čiernou tmou a môžete „posielať“. Možno Váš pokus iba momentálne nestojí za pozornosť. V momente ako to preženiete alebo spôsobíte nejaký prevádzkový problém, tak sa použije pri hodnotení viny operácia „sčítanie“.
Všetko s mierou.

Ďakujem pekne, nenávidím firemného admina

Po tomto všetkom ste znenávideli manažerov firmy, IT oddelenie odhora nadol a tie mrzké svine admini sa stali pre Vás postavičkami hodnými ofrflávania a zaujímate k nim apriori „obranným reflexom“ vybudené postoje. Zapierate za každých okolností akúkoľvek možnosť osobného zásahu pri ich analýze problému, ktorý oni riešia.
Považujete ich ododnes (alebo už dávno) za voyerských úchylov, ktorí nechápu Vaše potreby či povahu. Vôbec im nerozumiete.
Áno, pokiaľ máte tento pocit, prejavili ste svoju subjektívnu citovú obrannú reakciu, ktorá sa dá pochopiť. Ale nemá logický základ.
Už vyššie som spomenul, že väčšina administrátorov sú tolerantné osobnosti, ktoré chápu nepomer ich praktických skúseností a obratnosti s tými Vašimi. Nekladú Vám za vinu tento stav. Očakávajú však, že budete spolupracovať.
Vačšina administrátorov sú milé, príjemné, tolerantné, rozumné, inteligentné a príťažlivé osobnosti s neočakávanou charizmou s vysokými hodnotovými charakteristikami.
Ja určite som.
Aj skromný som.

To si toho veľa nenapísal

Áno, ešte som ani nenačrtol ako sa správať k hoaxom, spamu, phishingu, vírusom. Nedokumentoval som šírenie fám o prevádzke IT systémov (resp. predávanie per huba informácií až k ich totálnemu skresleniu). Nespomínal som ani absolútnu slepotu k megabajtom (ak je ikonka stále asi 1x1cm, tak je predsa maličká). A vôbec som do textu nezakomponoval perličky zo života. Nepripomenul som ani výhody zasielania „URL“ pred samotným priložením súboru.

Prídavok

Jednu čerstvú si ale neodpustím:
Ja: nájdite prosím na ploche ikonku „Tento počítač“ a klepnite nad ňou pravým tlačítkom myši. Zobrazil sa Vám dialóg „Vlastnosti systému“?
Ona: [ticho, scanuje monitor zľava, sprava] …. é [začne čítať celý monitor]
Ja: prosím prečítajte mi názov okna, ktoré sa Vám zobrazilo
Ona: je tám, Uložit jako.., Ok, Storno, Procházet…
Ja: v takom modrom pruhu bielymi písmenami, je čo napísané?
Ona: …
Ja: tam kde je krížik, vľavo od toho.
Ona: … Zobrazení vlastnosti
Ja: [netrafila ikonku] tak ešte raz, skúste HROT tej šípky, ktorá sa pohybuje po obrazovke, keď hýbete myšou, presne nasmerovať nad ikonku, taký obrázok počítača, s názvom Tento počítač. Vidíte tú ikonku?
Ona: áno
Ja: tak teraz tu šípku tam nasmerujte… a až potom stlačte na myši pravé tlačítko.
Ona: mám
Ja: zobrazilo sa Vám Vlastnosti systému?
Ona: Zobrazení vlastnosti.
Ja: tak ešte raz…
Pokračovalo to ešte chvíľu, potom sme naštartovali CMD a nadiktoval som jej HOSTNAME a Enter. A mal som čo, som potreboval.
Neskôr som sa prihlásil remote konzolou a ovládal som jej desktop. Popri tom som ukázal, ako „zobrazí Vlastnosti systému“.
Vtedy mi to docvaklo, až vtedy mi povedala, že ona tú šípku posunula o kúsok vyššie mimo ikonky Tento počítač. Pretože je to „nad“ ikonkou.
Používateľia málokedy chápu farebne obrazce na desktope objektovo. Sú to proste pre nich abstraktné maľby. Nechápu ikonky ako objekty POLOŽENÉ na objekte plocha. Nechápu objekt „okno“ ako objekt „rámik“ nad plochou. Nechápu, že „pod“ oknom môžu byť iné objekty. Celý daný stav obrazovky je proste konzistentný farebný „stav“. Nie objekty. Používať „orientačné“ označenia je preto veľmi ťažké.
A už môžete ísť na Funny.sk