Scanujeme doklady – realita

Vo firemnej praxi pri častom styku s klientami dochádza ku intenzívnej komunikácii aj prostredníctvom elektronických médii. Prechod z faxovania na scanovanie bol nenásilný a adaptovanie naň sa v základe podarilo.
Návyky sa nezmenili. Scanner je považovaný za vylepšený fax či kopírku. Dôsledkom je jeho používanie tak, akoby nebol pripojený k počítaču.
Ako klientský pracovník akceptujete oznámenie, že vám klient pošle nascanovaný doklad e-mailom.

Hantýrka: scan, scanner, scanovať – sú slová z anglického jazyka a prepotvorené do slovenčiny. Preto v písomnom styku sa stretnete aj s týmito bastardami: scen, sken, nascenovaný, skan a iné varianty

Čo môžete očakávať v prílohe?
Bežný doklad je kartička o veľkosti platobnej karty a niekoľkonásobne menší ako plocha A4.
Nikdy sa vám však nestane, že:
* nascanovaný doklad bude orezaný tak, že nebude okolo neho „prázdno“, nanajvýš typické „kopírkovské tiene“ – typický znak: na okrajoch tmavý pruh alebo tmavé trojuholníky,
* nikdy nebude vodorovne, najobvyklejší uhol natočenia je medzi 5 až 20 stupňov,
* optimalizovaný obrázok vo formáte JPEG s DPI 75-150 s veľkosťou do 100 kilobajtov; prípadné snahy o optimalizáciu výsledku spočívajú v prepnutí do čierno-bieleho TIFFu a ochranné prvky dokladu spôsobia nečitateľný výsledok (najčastejšie tmavé písmo, tmavý podklad),
* zaslané dokumenty vo formáte PDF, ktorého strany nie sú púhym scanom; takmer výhradne sú podkladom pre scan počítačové výtlačky z Wordu vyrobené priamo autorom scanu,
* zazipované prílohy ako sú PDF, TIFF a iné nie príliš komprimované formáty; kartička s fyzickými rozmermi 12×9 centimetra má ako príloha kľudne 9 megabajtov,
* vám počítačový grafik, pracovník DTP pracoviska, majiteľ Apple Mac poslal všeobecne prijateľný formát nascanovaného dokumentu; ak sa mu to podarí, nezabudne pripojiť čosi neobvyklé, s čím má klientský pracovník problém, napr. prípona hqx, prípadne príloha bez obvyklej prípony (hitech mail klient ajťáka predsa pripája mimetyp) a naopak v prípade, že klientsky pracovník použije čosi neočakávateľné – napr. znalosť ZIPovania dokumentov, tak s tým má ajťák nebývalé problémy :-)
* by si odosielateľ všimol akýkoľvek problém, napríklad znenie textu v tele mailu s chybovým hlásením, ktorý o pár minút po odoslaní mailu dostane,
Aký je teda ideálny tvar nascanovaného dokumentu?
* v scanovacom programe zvolím DPI v rozsahu 75 – 150,
* pokiaľ to scanovací program vie, tak v ukážke sa dá osekať scanovaná plocha „okolo“ dokumentu; ak to nevie, určite je v počítači program, ktorý to vie,
* formát výsledku sa volí všeobecne používaný JPEG a zvolím primeranú kompresiu najlepšie kdesi na úrovni 2/3 z ponúkaného rozsahu hodnôt,
* pred odoslaním je vhodné skontrolovať fyzickú veľkosť súboru a skúsime si ho otvoriť a overiť čitateľnosť výsledku,
* príliš tmavé alebo svetlé scany sa dajú vhodným programov zosvetliť alebo zvýšiť kontrast tak, aby bol výsledok čitateľnejší,
* v prípade viacerých strán v určenom poradí (typicky zmluvy a formuláre, ktoré existujú len v papierovej forme) je najlepšie riešenie scanovať do formátu PDF aj keď existuje „viacstranový“ TIFF, s ktorým môže mať príjemca väčšie problémy ako s PDF.
Všetky tieto operácie sú však obtiažnejšie a časovo náročnejšie. Je nutné do svojich schopností pracovať s Office aplikáciami aj scanovanie a zručnosti s tým spojené tak, aby scanovanie neostávalo len slepým bratom faxovania či kopírovania. Možno príde čas, keď scanner a jeho obslužný program bude mať veľké zelené DUMMY tlačítko, ktoré značnú časť dodatočných operácii zvládne samo prípadne po nascanovaní zbehne zrozumiteľný dialóg s otázkami:
* tu je výsledok, je všetko čitateľné?
* je to tmavé? (dokonalejšia AI sa nemusí pýtať)
* je to svetlé? (dokonalejšia AI sa nemusí pýtať)
* pokúsil som sa orezať prázdne miesta, orezanie naznačuje blikajúca prerušovaná čiara, je to v poriadku?
* chcete poslať výsledok e-mailom, mám ho uložiť ako prílohu do e-mailu s optimalizáciami?
* scanujete naraz viacej strán, mám ich spojiť do jedného dokumentu?
* vložte tam už konečne ten dokument, už štvrtý krát ste stlačili zelené tlačítko!
* mohli by ste ten dokument vyrovnať?
* gratulujem k narodeninám!
Kedy ste naposledy scanovali? Ešte v dobe pred masovým rozšírením digitálnych fotoaparátov? Potom ste tento text čítali len pre pobavenie, však?