Zrušte firemné e-maily

Pred 15 rokmi by sme vo firmách e-mail nenašli. Pár vizionárov si predstavovalo, ako ľudia vo firme komunikujú vnútrofiremnou elektronickou poštou. Ak firma mala mailbox, bola to jediná adresa na firmu, ktorú si umiestňovali do inzerátov a na vizitku pre klientov. Samotní zamestnanci nemávali svoje adresy na meno. Pred 10 rokmi už všetky väčšie firmy mali svoje poštové servery a boli tesne po prelomení bariéry, kedy sa mailbox zamestnanca začínal brať ako samozrejmosť a nie výsada. Začala éra prechodu na e-mail komunikáciu medzi zamestnancami. Dnes je stav taký, že veľká časť zamestnancov používa najradšej metódy, kedy sa „moc nenapíše“ a tak forwardujú dlhé predlhé slíže a k tomu pridávajú stláčanie Reply to All, kde do príjemcov jedného mailu postupne pridávajú ďalších a ďalších kolegov. Končí to tam, že v doručenej pošte máte kópie kópií, ktoré sa vás netýkajú. Neviete sa s tým vysporiadať.

Šéf jednej francúzskej IT firmy sa rozhodol najprv sám pre seba zlikvidovať svoj mailbox. Teraz ohlásil, že by chcel firemnú poštu zrušiť.

Náhradou by mal byť akýsi intranetový systém.

Vyhlásil „E-maily jsou poměrně snadný způsob, jak uhýbat před osobní odpovědností“ a ja s tým súhlasím. E-mail je totiž najmenej podstatný prvok pri tom, čo sa vôbec robí a urobí. Keby ste skutočne dostávali maily, ktoré sú PRE VÁS a keby sa využívala podpora pre Úlohy, tak až tam by bolo možné skutočne sledovať vykonávanie činností vyplývajúcich z komunikácie.

Uvádzaná náhrada podľa mňa teda rieši práve systém úloh a ich sledovanie.

V praxi aj mne vychádza, že na úlohy priamo smerujúce k vykonaniu práce sú lepšie systémy ako JIRA či Mantis. Maily poväčšinou ignorujem a beriem ich ako nezáväznú komunikáciu.

Vo väčšej firme by som skutočne nasadzoval intranetový systém úloh. Žiadne megalomanské „projekt“ riešenia, kde sa vytvárajú nanajvýš rámcové „veľké“ úlohy bez osobného určenia. Jednoduchší systém úloh, ktoré má zamestnanec priamo vykonávať. Ani nie úlohy vyplývajúce z náplne práce, skôr také „urobíte mi obrázok s hodinkami?“.

V momente, ako je takáto úloha poslaná mailom, tak ako by sa nič nestalo. Zadávateľ nemá po odoslaní žiadnu reakciu. Či sa s tým niečo deje a nejaký obrázok sa maľuje, sa nedozviete. Nemáte šancu kontrolovať priebeh ani rôzne nedostatky zadania. Neviete si navzájom ani prevziať vykonanú úlohu, uzavrieť to, stornovať a podobne.

Preto kladiem dôraz na intranetové systémy, ktoré aj po vyše desiatich rokoch, bývajú skôr hlúpou arénou korporátneho „speaku“, kde sa premieľajú všeobecné hlúpe frázy a jediný väčší progres je v telefónnom zozname „ala Google“. Maximálna invencia intranetov je v „Novinkách“, ktoré sú len obyčajným vnútrofiremným blogom. Malá interaktivita ľudí na intranete je fakt.

Spomínalo sa to aj v mojom kradnutom článku Kradnem.