Osobné informácie a neodhlásené newslettery

Situácia: zamestnanec si prihlási odber informácii z rôznych služieb na webe na firemnú e-mailovú adresu. Predstavte si, že môže ísť o nedôležité nezmysly ako sú odbery vtipov. Predstavte si, že ide o zasielanie dôležitejších a citlivejších informácii ako sú dôchodkové poisťovne, internetbanking, mobilní operátori a určite si vymyslíte kopec ďalších. V nich sú zasielané informácie, ktorými sa dá profilovať osoba odberateľa a zistiť naozaj dosť zaujímavých informácii.
Zamestnanec po čase odíde z firmy a vôbec netuší, kde všade sa prihlásil k odberu. Firma zruší jeho schránku ale prihlásené newslettery naďalej chodia na pôvodnú adresu.

Isteže – vracajú sa ako nedoručiteľné a je to v súlade s vôľou pôvodného odberateľa (aj keď iba implicitne myslenou – nevie o tom, že sa takéto veci stanú – skôr tipujem, že má pocit, že zrušením mailboxu sa takéto informácie stratia a necestujú internetom).
Mám rád nedoručenky – z nich sa dozviem, prečo mi je mi e-mail vrátený. Dozviem sa, ako ma vníma cieľový poštový systém. Ako správca poštového systému vidím, ktoré iné systémy majú problémy. Komu sa vo vyššej miere nedarí úspešne doručiť e-maily a častokrát sa obráti na správcu poštového systému aby mu „preložil“ nedoručenku (častokrát iba jej prečítaním). Majte radi svoje nedoručenky.
Zaujímavý je pohľad vo vzťahu k poskytovaniu takýchto informácii tretím stranám a to tak pohľad poskytovateľa informácii, pôvodného odberateľa ako aj poštového systému, kam takéto informácie putujú a spracúvajú sa (minimálne do miery vygenerovania nedoručenky).
Predstavte si, že keď si neodhlásite odber informácii – dajme tomu citlivejších (vymyslite si aké) – na schránku, ktorú vám sponzoruje zamestnávateľ. Odídete ale tieto informácie naďalej chodia vášmu bývalému zamestnávateľovi. Naozaj je to pre Vás žiadúce? Pochybujem.
Ako sa chrániť? Evidujte si miesta odberu informácii, ktoré ste si prihlásili a pri zmene adresy pre odber ešte predtým odber zrušte alebo aktualizujte. Na odber používajte adresu, ktorá nie je závisla na tom, že meníte zamestnávateľov, internetových providerov a iných prevádzkovateľov poštových systémov. Dobrá rada: mala by to byť adresa, ktorej v najvyššej miere vládnete iba vy.
Predstavte si, že vy odosielate citlivejšie informácie svojim odberateľom a odrazu niektoré adresy prestanú fungovať. V samej podstate poskytujete takéto informácie tretej strane a určite nie pôvodnému odberateľovi.
Ako sa chrániť? Zamedzte trvalému zasielaniu informácii na medzitým zrušené ale neodhlásené adresy. Vytvorte systém zasielania tak, aby sa nefunkčné adresy zo systému vyraďovali.
* dajte možnosť priamo zrušiť zasielanie na zadané adresy (napr. cez vašu webovú stránku) bez žiadnych podmienok (komplikované zrušenie na niekoľko krokov a potvrdení),
* zasielanie limitujte časovo a odberateľov po zadanom čase informujte, aby v rámci e-mailu uskutočnili nejaký krok smerujúci k predĺženiu odberu – pokiaľ nepredĺži odber, odberateľa deaktivujete,
* spracúvajte informácie o nedoručiteľnosti (viem, je to zložité),
* pripravte sa na to, že budete musieť komunikovať s prevádzkovateľmi poštových systémov, na ktoré vaše newslettery putujú – pokiaľ si oni neželajú prijímať vaše newslettery, je najlepšie riešenie spolupracovať a ešte lepšie vyhovieť im,
* vašim cieľom nie je mať kvantá odberateľov newsletterov a preto sa určite môžete časti z nich zbaviť a ničím neutrpí váš biznis či vaše šírenie informácii,
* doporučujte odberateľom vkladať pre nich bezpečné e-mailové adresy a vysvetlite im povahu informácii, ktoré im budú zasielané – je z nich možné vyskladať si „človeka“.
Dobrá rada: „veď to nie je dôležité“ nemusí byť banalita v každom prípade.
Je určite lepšie pokiaľ newslettery putujú k skutočným osobám a nie iba na zadané e-mailové adresy. Informácie v nich patria iba im. Informáciou je už samotný fakt, že také informácie niekto odoberá.